Obieg dokumentów dla giełdowej spółki technologicznej

  • Dzięki wdrożeniu systemu inSEA, obieg dokumentów papierowych mógł zostać wyeliminowany. Na przykład każda faktura która wpływa do firmy już od początku znajduje się w obiegu elektronicznym i podąża ścieżką zaprojektowaną tak, aby zrealizować formalny obieg dokumentu zapisany w instrukcji kancelaryjnej.

  • System w każdej chwili umożliwia sprawdzenie na jakim etapie obiegu oraz jaki status ma dany dokument i przez kogo jeszcze musi zostać zatwierdzony. Widzimy również listę dokumentów zagrożonych (np. upływający termin płatności, lub zbyt długi czas obiegu. Dzięki takiej funkcjonalności możemy zdiagnozować tzw „wąskie gardła“ na ścieżce, którą podążają dokumenty w firmie.

  • System umożliwia bardzo szybki podgląd skanów dokumentów wraz z całą historią reprezentującą dane o osobach akceptujących czy też weryfikujących poprawność merytoryczną, a dzięki technologii drag&drop możliwe jest błyskawiczne indeksowanie dokumentu w systemie (np. numeru faktury nie trzeba ręcznie wpisywać, można go „przeciągnąć“ ze skanu do odpowiedniego pola na formularzu.

  • System jest jednocześnie archiwum dokumentów, które zakończyły swój obieg, a dzięki opcjonalnej funkcjonalności automatycznego pełnotekstowego indeksowania umożliwia łatwe przeszukiwanie zasobów archiwalnych.

  • InSEA jest zintegrowana z systemem finansowo księgowym umożliwiając przesyłanie danych w obie strony. Dokumenty nie muszą być wprowadzane ręcznie do systemu księgowego - są automatycznie importowane z obiegu dokumentów, natomiast zwrotnie - w obiegu dokumentów widać, kiedy zostały zaksięgowane.

1
2
3
4
5